Comment utiliser Trello pour Booster ta Productivité ?

Depuis quelques années maintenant, les applications de gestion de projet en ligne ont trouvé leurs adeptes ! Parmi eux, l’outil Trello ! Si tu lis cet article, c’est que tu en as sans doute entendu parler, mais que tu ne sais pas trop par quel bout commencer. Pas d’inquiétude, tu vas voir, c’est assez intuitif finalement. Cet incroyable tableau de bord numérique a été pensé pour faciliter ton quotidien d’entrepreneure. Utiliser Trello va te permettre de gagner du temps dans ta gestion de projets, mais aussi dans ta vie de maman ! Je t’explique tout cela en détail ici et te donne même quelques tips pour profiter du potentiel incroyable de ce logiciel !

Les fondamentaux de l’outil de gestion de projet Trello

Trello s’appuie sur le principe de la méthode Kanban instauré chez Toyota dans les années 50. Celle-ci propose une organisation visuelle sous forme de cartes à déplacer. L’objectif est alors d’organiser et d’optimiser le temps passé sur les différentes tâches, mais aussi de vérifier rapidement le travail effectué. Trello fonctionne exactement de la même manière !

Avec Trello, tu peux créer des tableaux selon tes projets ou tes thématiques. Au sein de chaque tableau (board), tu dois définir des listes (lists) qui seront affichées par défaut en colonnes. Par exemple, pour le lancement de ton site professionnel, on pourrait imaginer les listes suivantes : « Reste à faire », « En cours », « À relire », « À mettre à jour » et « En ligne ».

Enfin, dans ces listes, tu ajoutes des cartes (cards). Celles-ci correspondent aux tâches à réaliser et viennent se positionner les unes au-dessus des autres. L’ordre d’apparition dépendra des filtres choisis (tri par catégorie, par priorité, par date de création ou d’échéance…). Utiliser Trello, c’est un peu comme se servir de boîtes de rangement virtuelles en quelque sorte !

Tu peux ainsi :

• classer les cartes ;
• organiser les listes ;
• déplacer les éléments d’une liste ;
• archiver des cartes terminées ou obsolètes ;
• ordonner toutes tes idées ;
• inviter d’autres membres (prestataires, business partners…) à collaborer dans ton espace de travail…

De cette façon, tu obtiens une vision plus précise de l’avancement des projets. Trello peut représenter un formidable atout si tu travailles en mode agile et que tu coordonnes plusieurs prestataires, tels qu’un rédacteur web, un community manager, un comptable, un juriste…

Trello, un outil en or pour les mamans entrepreneures

Autour de moi, Trello fait quasiment l’unanimité ! Il est vrai qu’il séduit beaucoup de mamans solopreneures. Pourquoi ? Car il permet d’organiser sa vie professionnelle et familiale avec facilité. Eh oui, Trello a l’avantage d’être simple à prendre en main et à utiliser au quotidien. Avec lui, pas de formule alambiquée ! Et surtout, tu ne pars pas de zéro. Lorsque tu débutes avec Trello, tu découvres un canevas de base à personnaliser. Tu peux ainsi structurer la planification des projets sans te soucier du format.

À toi les plannings éditoriaux aux petits oignons pour ton blog ! Tu vas pouvoir rédiger du contenu sans être confrontée au syndrome de la page blanche. Finies les idées d’articles non exploitées ! Pars de ce principe : 1 carte = 1 article. Il ne te reste plus qu’à organiser ton tableau Trello en conséquence, avec des listes de tâches à accomplir claires et pertinentes. À la clé, un gain de temps et d’énergie considérables pour produire tes contenus web.

De plus, tu peux utiliser le logiciel Trello aussi bien pour le pro que pour le perso. L’outil a beaucoup évolué depuis sa création, et il est désormais possible d’avoir des espaces de travail distincts dans lesquels tu peux intégrer plusieurs tableaux. Ainsi, tu peux en concevoir un pour un projet personnel, que tu peux partager avec ton conjoint par exemple. En parallèle, tu peux en élaborer un autre qui sera exclusivement réservé à ton activité professionnelle. Comme tu le vois, tout est absolument bien rangé ! Une véritable armoire digitale !

6 astuces qui vont te faire adorer Trello

Astuce 1 — Catégoriser rapidement les cartes

Pour cela, je t’invite à te servir des étiquettes de couleur que tu nommeras selon ton usage. Personnellement, j’adore cette fonctionnalité ! Toute simple, elle est pourtant redoutable d’efficacité : d’un seul coup d’œil, je vérifie si la répartition de mes publications est adéquate, les étiquettes reprenant les catégories de mon blog.

Astuce 2 — Ajouter des fichiers

Depuis février 2021, il est désormais possible de déposer des documents directement dans les cartes Trello ! Cela signifie que tu peux ajouter des fichiers au format .jpg (images ou photos), insérer une infographie, charger des textes stockés sur Google Drive, etc. Tout est soigneusement rangé au même endroit et à portée de clic ! Pratique, n’est-ce pas ?

Astuce 3 — Automatiser les actions

Grâce au Butler Trello, tu peux configurer des règles pour automatiser un ensemble de tâches. Par exemple, pour checker l’avancement de ton site web, tu pourrais imaginer le dispositif suivant : « quand une carte est renseignée comme Faite, la déplacer dans la liste Actions OK ». Ou encore, ajouter automatiquement une check-list pour chaque nouvelle carte créée, etc. Bref, les possibilités sont nombreuses. Dans la version gratuite, tu peux mettre en place 250 automatisations par mois.

Astuce 4 — Utiliser des templates mis à disposition

Si tu ne sais pas trop comment nommer tes listes ou élaborer un tableau cohérent qui sert ton activité (sans y passer des heures), les modèles de tableaux peuvent t’aider ! Dans la bibliothèque de templates, tu en trouveras pour concevoir un planning éditorial, mais aussi pour structurer ton étude de marché ou encore planifier tes publications pour les réseaux sociaux.

Astuce 5 — Utiliser les Power-ups

Derrière ce nom que l’on croirait sorti d’une salle de fitness se cachent des bonus super pratiques ! Les Power-ups sont à Trello ce que les plug-ins sont à WordPress ! Grâce à eux, tu vas gagner en efficacité et en productivité. Les Power-ups proposés par Trello te permettent de construire des passerelles avec d’autres applications.

Tu peux par exemple :

• transférer les informations contenues dans une carte vers une chaîne Slack ou générer une conversation à partir de cette carte ;
• réaliser un PDF de ton tableau ;
• utiliser Trello depuis Gmail pour intégrer un message directement dans une nouvelle carte ;
• lier Trello au logiciel d’automatisation Zapier ;
• et bien d’autres possibilités encore…

Tu peux ainsi configurer et personnaliser tes tableaux comme tu l’entends !

Astuce 6 — Choisir un autre affichage

Pour bénéficier d’une présentation en timeline ou encore sous forme de tableur, il te sera nécessaire de choisir la version payante. Mais, si comme moi, tu deviens accroc à cette appli, ça peut être intéressant pour toi de passer à l’abonnement (celui-ci coûte 10 $ par mois, soit environ 8,50 € par mois).